Làm sao để trở thành một nhà quản lý tốt luôn là một chủ đề nóng cho bất cứ ai trên con đường sự nghiệp. Lúc ban đầu thì nó có vẻ như không tưởng để có thể trở thành một nhân viên ở cấp quản lý khi bạn mới chập chững vào đời. Rồi đến một ngày, bạn được thăng chức. Sự phát triển không dừng lại ở đó. Có những nhà quản lý chỉ ở mức bình thường và có những nhà quản lý tốt. Và sự thật là để trở thành một nhà quản lý tốt luôn là một tiến trình phức tạp hơn chúng ta nghĩ. Trong bài viết này, tôi tập hợp một số đề nghị từ các đồng nghiệp của tôi tại KMS Technology và của chính bản thân tôi với một mong muốn các bạn tìm thấy chia sẻ này là bổ ích và có thể áp dụng trong trường hợp của riêng bạn để có thể tiến bước trên con đường trở thành một nhà quản lý tốt.
Việc trở thành một nhà quản lý tốt bắt đầu từ chính bản thân bạn
Cảm giác đầu tiên mà các nhà quản lý có thể nhớ lại khi họ mới được thăng chức đó là một cảm giác lo lắng khó tả. Bất ngờ, bạn ngập tràn với các cảm giác căng thẳng, lo lắng, và không tự tin. Cho dù bạn có cảm giác gì đi nữa thì vẫn cần nhớ rằng, công ty đã tin tưởng bạn và thăng chức cho bạn vào vị trí mới. Và trong khi bạn không thể trở thành một nhà quản lý tốt chỉ qua một đêm thức dậy, nếu bạn tập trung trên cuộc hành trình này, bạn chắc chắn sẽ đi được đến đích. Trong cuốn sách “The Rookie Manager” của Joseph Straub, tác giả đề nghị một danh sách các kỹ năng mà một nhà quản lý cần phải có được bao gồm: quản lý thời gian, lên kế hoạch cho ngày làm việc của bạn, lãnh đạo các nhân viên trong nhóm, xây dựng nhóm, ra quyết định hiệu quả, trao quyền, tuyển dụng và đào tạo thành viên nhóm, tạo động lực cho nhóm, đánh giá hiệu quả làm việc cho các thành viên trong nhóm, tiến hành các kỷ luật (nếu xảy ra vi phạm trong nhóm), và giao tiếp hiệu quả. Một danh sách dài, phải không các bạn? Đề nghị của tôi là bạn có thể thu gọn lại trong 5 điều căn bản sau, mà một nhà quản lý cần phải chú trọng và thực hành để có thể thăng hoa trên con đường sự nghiệp.
- Quản lý bản thân bạn là điều đầu tiên và quan trọng nhất. Và cách để có thể quản lý bạn tốt nhất là không ngừng học hỏi, nâng cao và hoàn thiện bản thân. Hãy tạo cho bản thân một mục tiêu cao trong việc phát triển bản thân và duy trì kỷ luật để đạt được mục tiêu đó trong việc học, đọc, và rèn luyện.
- Làm chủ kỷ năng làm việc với con người. Các nhà quản lý cần có kỹ năng làm việc với con người ở mức xuất sắc để có thể làm việc và lãnh đạo nhóm một cách hiệu quả. Hãy tự hỏi bản thân các câu hỏi như: Bạn sẽ làm việc với mọi người như thế nào? Bạn sẽ truyền cảm hứng đến mọi người như thế nào? Bạn sẽ hỗ trợ thành viên nhóm phát triển như thế nào? Để trở thành một nhà quản lý tốt, những câu trả lời thấu đáo và sâu sắc cho những câu hỏi này cần là một cam kết của chính bạn trong việc tìm và thực hành các câu trả lời.
- Thành công trong việc thực hiện xuất sắc các nhiệm vụ được giao chính là cách đóng góp trực tiếp và quan trọng nhất. Hành động của bạn sẽ có uy lực hơn lời nói và chính hành động sẽ thay cho lời nói. Bạn sẽ cần gánh vác trách nhiệm, ước lượng thời gian và công sức, cam kết việc thực hiện và hoàn thành công việc. Trước khi cam kết cho hành động, cần hiểu rõ tình huống và biết cách làm sao đóng góp một cách tốt nhất vào tình huống. Tìm kiếm sự hỗ trợ từ các cá nhân và nhóm khác để có thể bù lại các khuyết điểm của bạn. Luôn đảm bảo hành động với sự chính trực và đạo đức. Và không bao giờ đổ lỗi cho người khác khi mọi việc không như mong đợi, và đây là một trong những việc khó làm nhất.
- Giao tiếp hiệu quả là chìa khoá cho thành công. Bây giờ, bạn đang ở vai trò của một người trung gian, đại diện cho cả hai phía: thành viên nhóm của bạn và cấp quản lý của bạn hay công ty. Việc giao tiếp hiệu quả luôn bắt đầu với việc lắng nghe hiệu quả, lắng nghe chi tiết, và diễn giải sự việc một cách chính xác và khách quan. Trở thành một người lắng nghe hiệu quả không chỉ giúp cho việc hoàn thành công việc hiệu quả hơn, mà nó còn là công cụ để xây dựng niềm tin giữa bạn và nhân viên của bạn.
- Tư duy tích cực là giải pháp tối ưu và luôn hiệu quả. Tích cực có nghĩa là chấp nhận thực tế dù xấu hay tốt, và nhìn nhận thực tế theo một cách khách quan nhất mà có thể là khác với cách nhìn nhận thông thường của mọi người. Bằng một tâm trí cởi mở, các nhà quản lý tốt có thể tìm được giải pháp cho hầu hết mọi vấn đề và xoay chuyển tình thế về hướng tích cực.
Hãy là một nhà quản lý tốt cho công ty và nhóm của bạn
Mở rộng vai trò của nhà quản lý như là một người trung gian, Đại Trần – đồng nghiệp của tôi tại KMS Technology Vietnam – đã đề nghị các nhà quản lý cần công bằng và cân bằng các nhu cầu giữa nhân viên và công ty.
Nhân viên sẽ thường có nhu cầu:
- Tưởng thưởng về tài chính
- Cơ hội phát triển nghề nghiệp
- Một môi trường làm việc tốt, bao gồm thời gian làm việc linh hoạt và làm việc với các sản phẩm thú vị
- Tính an toàn của công việc
- Niềm tự hào
- Các mối quan hệ tốt với đồng nghiệp
Trong khi đó, công ty sẽ thường cần:
- Tăng trưởng doanh thu
- Lợi nhuận tốt
- Tăng trưởng kiến thức và kỹ năng của nhân viên, bao gồm các kỹ năng chuyên sâu cũng như các phương pháp thực hành hàng đầu trong ngành
- Có được cam kết cho sáng tạo từ phía nhân viên
- Tỉ lệ nghỉ việc thấp
Anh ấy đề nghị rằng “Kinh doanh chính là năng lượng để giữ được công ty sống và tồn tại. Và công ty thì “sống” cho chính các nhân viên của công ty. Sự cân bằng chính là điểm tối ưu trong đó công ty và các thành viên của công ty có thể tồn tại. Nhà quản lý tốt chính là người hiểu và duy trì được một cân bằng đúng trong cán cân này.“
Hãy là một nhà quản lý tốt cho khách hàng của bạn
Một trong những công việc của một nhà quản lý là làm việc trực tiếp với khách hàng. Việc quản lý được các mong đợi của khách hàng là phần mấu chốt trong vai trò này. Dự Nguyễn – một đồng nghiệp khác của tôi tại KMS Technology Vietnam, đã chia sẻ một số đề nghị như sau trong việc quản lý các mong đợi của khách hàng một cách hiệu quả nhằm đạt được kết quả thành công tốt hơn cho dự án.
- Làm tốt hơn cả những gì đã hứa. Ai cũng sẽ bất ngờ và hài lòng, nếu bạn có thể làm tốt hơn cả những gì bạn đã hứa. Hãy tạo một thói quen vượt trên cả mong đợi của khách hàng.
- Xây dựng và duy trì các mối quan hệ cá nhân tốt. Hãy nhớ điều này, con người chính là những gì tạo nên công việc và công ty. Do đó, các mối quan hệ giữa con người và con người chính là chìa khoá. Xây dựng các mối quan hệ này không phải để khai thác hay lợi dụng, mà là để xây dựng sự tin cậy và duy trì các kênh giao tiếp cởi mở và chân thành.
- Giao tiếp, cập nhật thông tin thường xuyên và xử lý các vấn đề thông qua trao đổi trực tiếp. Như đã đề cập ở trên, giao tiếp là điểm mấu chốt. Và cách tốt nhất để giải quyết bất cứ một vấn đề hay xung đột nào chính là nói thẳng và nói thật. Nếu bạn có thể gặp trực tiếp, điều đó là lý tưởng nhất. Nếu bạn không thể, một cú điện thoại sẽ tốt hơn một cái email.
- Ghi lại tất cả những mong đợi từ phía khách hàng để đảm bảo tính chính xác. Những gì được ghi xuống là những gì cần phải được thực hiện, và điều đó sẽ giúp nhóm của bạn giữ trách nhiệm với những gì đã được đồng ý với khách hàng. Và điều này cũng giúp khách hàng của bạn nhớ về các mục tiêu đã được đồng ý bất cứ khi nào họ cảm thấy các mục tiêu không được hoàn thành như mong đợi.
Trong khi không một ai có thể liệt kê ra tất cả các đề nghị bạn cần để có thể trở thành một nhà quản lý tốt, các đề nghị được chia sẻ ở trên là những gì tôi nghĩ là cần thiết. Và tôi hy vọng rằng nếu bạn đang ở vị trí của một nhà quản lý thì đây chính là một danh sách hữu ích cho những gì bạn cần làm để phát triển nghề nghiệp. Và nếu bạn chưa ở vị trí của một nhà quản lý thì đây chính là những kỹ năng tốt sẽ giúp bạn được thăng chức vào một ngày nào đó.
Chúc các bạn thành công.
